พลิกโฉมบริการงานทะเบียน ม.เกษตรศาสตร์ ด้วย Student One Stop Service

พลิกโฉมบริการงานทะเบียน ม.เกษตรศาสตร์ ด้วย Student One Stop Service

“อาคารระพีสาคริก” ที่ทำงานแห่งใหม่ของ สำนักทะเบียนและประมวลผล นำมาสู่การเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญ ที่พลิกประวัติศาสตร์งานบริการนิสิตของ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ อีกทั้งยังเป็นการวางรากฐานงานทะเบียนประวัตินิสิต

 

ซึ่งเปรียบเป็นหัวใจของงานในมหาวิทยาลัย ที่สามารถนำไปสร้างเป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนาในส่วนงานต่างๆ ต่อไป

 

โครงการพัฒนาระบบบริการนิสิตแบบเบ็ดเสร็จ หรือ One Stop Student Services (OSS) เป็นการเปลี่ยนภาพลักษณ์และยกระดับ
งานบริการนิสิตให้กับสำนักทะเบียนและประมวลผล โดยสามารถให้บริการด้านงานทะเบียนนิสิตได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

 

OSS ประสานประโยชน์ 3 ด้าน

 

นิสิต-บุคลากร-บริหาร

 

อาจารย์สหัส ภัทรฐิตินันท์ ผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ กล่าวว่า สำนักทะเบียนและประมวลผล ต้องการปรับปรุงงานบริการนิสิตให้เป็นระบบเดียวกันทั้งหมด เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่นิสิต ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง สามารถ ติดตามการดำเนินงานงานได้ และก่อให้เกิดประโยชน์แก่นิสิต

 

ทั้งนี้ยังก่อให้เกิดประโยชน์กับงานด้านบุคลากรและด้านการบริหารงานโดยด้านบุคลากร OSS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากร

 

โดยสามารถตรวจสอบปัญหาต่างๆ ของเอกสารได้ทุกขั้นตอน สามารถติดตามขั้นตอนต่างๆ ของเอกสารได้ (Flow) เพื่อให้ทราบว่า อยู่ในขั้นตอนใด และสามารถคาดการณ์เวลาดำเนินการแล้วเสร็จได้ และประโยชน์ด้านการบริหารงาน

 

โดยสามารถวัดผลการปฏิบัติงานของบุคลากรรายบุคคล ติดตามการทำงาน ไม่เกิดปัญหางานตกค้าง สูญหาย ทำให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้ง่ายยิ่งขึ้น

 

 

ยิ่งกว่านั้นในการบริหารงาน เรามีการสรุปยอดเงินที่รับเข้ามาจากการให้บริการนิสิตได้ในแต่ละวันทันที่เมื่อหมดเวลาทำการ และระบบ สามารถรายงานข้อมูลด้านการเงินได้ภายในวันเดียวกัน”

ผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล กล่าว

 

โดยสรุป OSS ทำให้เกิดประโยชน์ขึ้นใน 3 ส่วน คือ นิสิต บุคลากร และผู้บริหาร รวมทั้งยังเป็นจุดเริ่มต้นที่จะใช้ในการพัฒนาต่อเพื่อใช้ในหน่วยงานอื่นๆ ด้วย

 

จุดประกายฝัน “สารสนเทศทั้งระบบ” ในมหาวิทยาลัย

 

นอกจากระบบทะเบียนประวัตินิสิตที่สำนักทะเบียนและประมวลผล ได้รับประโยชน์ ท่านผู้อำนวยการ ยังมองไปไกลกว่านั้น ด้วยเพราะจุดนี้เป็นการวางรากฐานของการพัฒนาระบบงานในภาพรวมของมหาวิทยาลัย

 

เมื่อมี “ข้อมูล (Data)” ของนิสิตซึ่งเป็นหัวใจของทุกระบบมาเป็นจุดเริ่มต้นแล้ว จากนี้จะทำให้เกิดการนำไปใช้ต่อยอดได้ไม่ยาก ซึ่งสำนักทะเบียนและประมวลผล มองว่าสามารถนำไปสู่แผนแม่บทสารสนเทศของมหาวิทยาลัย

 

เราใช้ข้อคิดจากการประชุมวางแผนแม่บทสารสนเทศของมหาวิทยาลัย มากว่า 4 ปีที่ไม่ได้ข้อสรุป มาเป็นตัวตั้งต้นโครงการ OSS และประจวบเหมาะกับการย้ายสถานทีทำงาน มาเป็น อาคารระพีสาคริก ทำให้เราอยากปรับปรุงการให้บริการกับนิสิตในรูปแบบบูรณาการ โดยเน้นบริการจุดเดียวแบบเบ็ดเสร็จ”

คุณสหัส กล่าว

 

ผศ.ดร.จเร เลิศสุดวิชัย รองผู้อำนวยการ สำนักทะเบียนและประมวลผล มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ เสริมว่า ช่วงระยะเวลา 1 ปีที่ผ่านมาเราใช้ OSS พิสูจน์ให้เห็นความสำเร็จตามโจทย์ที่ตั้งไว้ กระทั่งหน่วยงานอื่นสนใจที่จะนำมาใช้ เช่น กองกิจการนิสิต รวมทั้งฝ่ายทะเบียนของวิทยาเขตอีกหลายแห่งขอเข้าร่วมใช้งานด้วย

 

หากกล่าวถึงบรรยากาศที่เปลี่ยนไปซึ่งเห็นได้ชัดคือ ระบบคิว ปัจจุบันมีลักษณะคล้ายกับธนาคาร พลิกโฉมจากบรรยากาศเดิมๆ ที่นิสิตต้องนั่งรอเรียกชื่อท่ามกลางคนจำนวนมาก ในภาวะอากาศที่ร้อนอบอ้าว โดยไม่รู้เลยว่า เมื่อไรจะถึงคิวตน อีกทั้งมีการลัดคิว และนี่เป็นตัวอย่างที่เห็นบรรยากาศของการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน

 

อีกตัวอย่างหนึ่ง การทำบัตรนิสิต ลดเวลาลงมาก จากที่ต้องทำยื่นคำร้องแล้วรออีกหลายวันกว่าจะกลับมารับบัตร เหลือระยะเวลาการทำบัตรเพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น

 

 

OSS พลิกโฉมงานบริการนิสิตได้อย่างที่เราตั้งใจ แต่ยังมีบางส่วนติดขัด ยังไม่สามารถทำให้บริการจบได้อย่างรวดเร็ว เช่น การขอทรานสคริปต์ เนื่องจากจะต้องมีการตรวจสอบเนื้อหาวิชาให้ตรงกับหลักสูตร เพื่อความถูกต้อง และยังต้องมีการลงลายมือชื่อเพื่อรับรอง แต่เราก็ยังพยายามที่จะพัฒนาให้ทำได้รวดเร็วขึ้น

ผศ.ดร.จเร กล่าวพร้อมกับ ย้ำว่า ทั้งนี้ทั้งนั้น เรายังเรียกใช้ข้อมูลจากในระบบเดิมที่ดูแลโดยสำนักบริการคอมพิวเตอร์ ซึ่งเราได้พัฒนาระบบ OSS เข้าไปเชื่อมต่อ

 

ความท้าทายมาพร้อมตัวเลือก

สิ่งที่ยากที่สุดคือความท้าทาย ที่ ผศ.ดร.จเร ในฐานะผู้รับมอบหมายจากผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล ให้ดำเนินการ “เรื่องบุคลากร” คือปัจจัยแรก ถ้าไม่เกิดการยอมรับ ไม่มาจากเป้าหมายร่วมกัน แทบจะไม่มีโอกาสประสบความสำเร็จ

 

 

เราใช้เวลาคุยและวางแผนงานร่วมกันประมาณ 1 ปี มีทั้งน้ำตา และเสียงหัวเราะ ซึ่งวันนี้กลายเป็นความภาคภูมิใจของทีม ทุกคนในทีมร่วมบ่มเพาะโครงการ OSS มาจากแนวคิดเดียวกันที่พร้อมจะเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน

ผศ.ดร.จเร กล่าว

 

หลังจากทีมพร้อม เป้าหมายพร้อม ได้ออกไปศึกษาดูงานเกี่ยวกับระบบของมหาวิทยาลัยหลายแห่ง และแล้วก็มาถึงจุดที่จะต้องเลือก

 

ผศ.ดร.จเร บอกว่า มีเพียงสองทางเลือกเท่านั้น ทางแรกคือ ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ทางที่สองคือ ใช้ Customized Software ด้วยการว่าจ้างบริษัทผู้วางระบบมาทำการพัฒนา แต่ด้วยรูปแบบในการทำงานที่ต้องการ ไม่มีความสอดคล้องกับซอฟต์แวร์สำเร็จรูปกว่า 50% ซึ่งจะต้องมีการ Customize ฟังก์ชั่นต่างๆ เพิ่มขึ้น เราจึงตัดสินใจเลือก Customized Software เพราะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมและตอบโจทย์กับความต้องการและระบบของมหาวิทยาลัยมากกว่า

 

จากนั้นสำนักทะเบียนและประมวลผล ได้สรรหา และเปรียบเทียบบริษัทผู้พัฒนา ซึ่งในที่สุดเลือก Optimus  Soft ในเครือ G-ABLE

 

“บริการ” ข้อได้เปรียบสู่การตัดสินใจเลือก Optimus Soft

 

ตัวอย่างความสำเร็จของ G-ABLE และ Optimus Soft ที่พัฒนาระบบให้กับ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์เป็นเพียงส่วนหนึ่งแต่ไม่ใช่ทั้งหมด เหตุผลหลักคือ “บริการ” ผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล บอกว่า บริการเป็นเรื่องที่สำคัญมาก Optimus Soft ได้เปรียบเรื่องการซัพพอร์ตด้านเทคนิคที่ช่วยเราปรับระบบให้ได้ตามที่ต้องการ

 

ขณะที่ ผศ.ดร.จเร เสริมความประทับใจ และกล่าวถึงจุดแข็งว่า ตอนที่ Optimus Soft เข้ามาเก็บ Requirement ก่อนพัฒนาระบบ มีผู้เชี่ยวชาญด้าน Business Analytics ซึ่งเข้าใจ Process ของงานทั้งหมด มีการแนะนำให้คำปรึกษาการออกแบบระบบ ทำให้การพัฒนาระบบเป็นไปอย่างถูกต้อง ตรงกับโจทย์ที่ต้องการ ซึ่งต้องยอมรับว่าทีมเทคนิคของ Optimus Soft มีประสบการณ์ และพร้อมที่จะซัพพอร์ตทุกด้าน

 

อีกประการหนึ่งของความได้เปรียบคือ การใช้ SOA หรือ Service Bus ที่รองรับการทำงานในระบบใหญ่ได้ เนื่องจากมหาวิทยาลัยมีนิสิตจำนวนมาก

ผศ.ดร.จเร กล่าว

 

หนึ่งปีที่ใช้ระบบ OSS พบว่า พลิกโฉมบริการงานทะเบียนและประมวลผล จากการพัฒนาระบบงานไปแล้ว 34 คำร้อง เช่น ลงทะเบียนเรียน, ขอทำบัตรนิสิต, ขอทรานสคริปต์ ฯลฯ จะทำการพัฒนาเพิ่มอีก 5 คำร้องให้สมบูรณ์ภายในปี 2560

 

โดยเป้าหมายใหญ่ของ สำนักทะเบียนและประมวลผล ต่อการพัฒนาระบบ OSS คิดจากจุดเริ่มต้นที่ต้องการให้เกิดการพัฒนาระบบสารสนเทศในภาพใหญ่ของมหาวิทยาลัยฯต่อไป

 

เปิดใจทีมบ่มเพาะ OSS ส่งต่อการใช้งานให้

หลังจากผ่านร้อนผ่านหนาว คลุกคลีอยู่กับการร่วมกันคิดและวางแผนกระบวนการต่างๆ ของระบบ OSS มาโดยตลอด มีความภูมิใจ และบอกเป็นเสียงเดียวกันว่า “คุณภาพบริการดีขึ้น”

 

นางสาววิรงรอง พัวประเสริฐ

เมื่อเปลี่ยนระบบเป็น OSS ทำให้บริการดีขึ้น นิสิตได้รับบริการรวดเร็ว มีลำดับคิวที่ชัดเจน และเกิดความสะดวกสบายกับการมาใช้บริการ โดยเรามีข้อกำหนดให้นิสิตแต่งตัวให้เรียบร้อยเมื่อมาใช้บริการ แตกต่างจากระบบเดิมที่นิสิตต้องรอนาน ไม่มีลำดับคิวที่ชัดเจน ซึ่งเป็นปัญหาที่ทำให้ถูกมองว่าลัดคิวโดยไม่ได้ตั้งใจ โดยเจ้าหน้าที่เองก็ให้บริการได้ดีขึ้น ทำงานได้ง่ายขึ้น มีระบบติดตาม สืบค้น มีข้อมูลที่จะตอบคำถามของนิสิต

 

นางสาววิภา กองเป็ง

ในช่วง 1 ปีของการใช้งาน OSS ยังมีบางส่วนที่จะต้องปรับแก้ เพื่อให้ใช้งานได้ตามกระบวนงานของเรา มีการลดและเพิ่มฟังก์ชั่น ซึ่งการใช้งานหากมีอุปสรรคใดก็มีปรับปรุงกระบวนงานหรือต่อยอด เพื่อให้ระบบรองรับการการทำงานให้ได้มากที่สุด แต่อย่างไรเพื่อให้เจ้าหน้าที่เข้าใจการทำงานในระบบให้ดียิ่งขึ้น เราจะมีการจัดกิจกรรม อบรมเพิ่มความรู้ให้เจ้าหน้าที่ทุกๆ คน

 

 

นางสาวธนพร มีโพธิ์

ระบบ OSS มีความทันสมัย สอดคล้องกับคนรุ่นใหม่ที่ใช้เทคโนโลยีแทบทุกอย่างในชีวิตประจำวัน เช่น เมื่อก่อนเด็กยังใช้กระดาษในการจดสิ่งต่างๆ แต่วันนี้เด็กมักใช้มือถือในการบันทึกทุกอย่าง ซึ่งระบบ OSS ทำให้การทำงานรวดเร็วขึ้น ระบบที่ใช้งานมีความทันสมัย เป็นหน้าเป็นตาให้กับสำนักทะเบียนและประมวลผล

 

นางสาวพรรณศมน คำสวน

ด้วยความที่เจ้าหน้าที่แต่ละคนอาจจะมีมุมมองที่แตกต่างกัน บางคนไม่ชอบเทคโนโลยี จึงเกิดกระแสต่อต้านไม่อยากเปลี่ยนระบบการทำงาน แต่เราก็ผ่านไปได้ เกิดการยอมรับมากขึ้น จากที่จัดให้เจ้าหน้าที่ร่วมกิจกรรมอบรบที่เราจัดขึ้น เราจัดอบรมให้เข้าใจ OSS ว่าทำงานอย่างไร ใช้งานอย่างไร เพื่อให้เห็นประโยชน์ โดยมีการจัดกิจกรรมจำลองการทำงาน สร้างบรรยากาศความสนุกสนาน เพื่อให้เข้าใจง่ายขึ้น ให้ทุกคนเรียนรู้ระบบงานทั้งของตนเองและของผู้อื่น

 

 

นายรุ่งโรจน์ บุสสา

อยากเห็นระบบ OSS ให้บริการต่อนิสิตที่ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม ในอนาคตอาจจะมีการแปลงโฉมใหม่ทำให้ดียิ่งขึ้น เช่น หน้าจอระบบมีความสวยงาม มีระบบที่ให้นิสิตใช้บริการได้มากขึ้น เช่น บริการผ่านมือถือ เป็นต้น
Top