เอสซีจี เคมิคอลส์ วางใจ อ๊อปติมัส ซอฟต์ เลือก ITEM Solution พัฒนาระบบจัดเก็บเอกสาร

เอสซีจี เคมิคอลส์ วางใจ อ๊อปติมัส ซอฟต์ เลือก ITEM Solution พัฒนาระบบจัดเก็บเอกสาร

ด้วยความมุ่งมั่นในการพัฒนานวัตกรรมสินค้าและบริการที่มีมูลค่าเพิ่มต่อเนื่อง รวมทั้งแผนในการยกระดับองค์กรให้เป็น โรงงานอุตสาหกรรมเชิงนิเวศ (Eco Factory) ของเอสซีจี เคมิคอลส์ ต่างต้องอาศัยกระบวนการการพัฒนาด้านการบริหารจัดการและการดำเนินงานสู่ความเป็นเลิศโดยการเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร

 

เพื่อให้เดินกลยุทธ์ได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ ทั้งนี้เครื่องมือสำคัญที่จะตอบโจทย์ด้านการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรนั้นคือ เทคโนโลยีสารสนเทศ ซึ่งปัจจุบันแทรกซึม อยู่ในทุกด้านของการทำงาน และมีส่วนในการขับเคลื่อนธุรกิจให้เดินหน้าได้รวดเร็วคล่องตัว

 

 

สำหรับ เอสซีจี เคมิคอลส์ ให้ความสำคัญในทุกด้านทุกจุดต่อการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในธุรกิจ แม้แต่ด้านการจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรที่ได้นำระบบ การจัดเก็บแบบครบวงจรเข้ามาใช้เมื่อราว 2 ปีที่ผ่านมา

 

ด้วยเพราะเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ สามารถเรียกใช้ได้สะดวกรวดเร็ว เพื่อสนองตอบต่อการเติบโตทางธุรกิจ และการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์ตลาดที่สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา

 

เริ่มจากเมื่อราว 2 ปีที่ผ่านมา หรือในปี 2556 BSO (Business Service Office) ได้รับมอบหมายให้ดูเอกสารสำคัญในองค์กร ซึ่งเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่มีความสำคัญในระดับสูงสุด รวมถึงเป็นเอกสารที่เป็นความลับในการดำเนินธุรกิจ ทำให้ทีมต้องมีการออกแบบอย่างมีประสิทธิภาพ และสะดวกต่อการใช้งานของคนในองค์กร

 

 

ที่เอสซีจี เคมิคอลส์ ทั้งองค์กรได้ทำการจัดระบบการจัดเก็บเอกสารขององค์กรใหม่ทั้งหมด ด้วยการนำระบบ ITEM Solution เข้ามาใช้ คุณสุจารี รุ่งโรจน์สุนทร Sale Support Manager and  Corporate Affairs Manager บริษัท เอสซีจี เคมิคอลส์ จำกัด กล่าวว่า

 

เอกสารที่บริษัทฯ จัดเก็บนั้นเป็นเอกสารสำคัญที่เป็นข้อมูล ความลับ และเอกสารที่มีผลทางกฎหมาย ดังนั้นจึงต้องใช้การ จัดเก็บที่มีประสิทธิภาพมาก ซึ่งระบบสารสนเทศมีบทบาทช่วย จัดการข้อมูลเหล่านี้ให้เป็นระบบระเบียบ สืบค้นง่าย ลดการ สูญหาย และช่วยเรื่องความปลอดภัยของเอกสารเพราะสามารถจำกัดสิทธิ์ของผู้สืบค้นข้อมูล

 

จุดเริ่มต้นเปลี่ยนระบบจัดเก็บเอกสาร

ในการปรับเปลี่ยนระบบการจัดเก็บเอกสารของ เอสซีจี เคมิคอลส์ที่ได้นำระบบใหม่มาใช้งานนั้น เริ่มจากร่วมกันวิเคราะห์ปัญหาและความต้องการของแต่ละฝ่ายภายในองค์กร จากนั้นหาแนวทางใน การปรับปรุงกระบวนการจัดเก็บเอกสารให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้นมีแพลตฟอร์มเดียวกัน และสามารถเรียกใช้งานได้ง่าย

เราได้ข้อสรุปจากการประชุมให้ออกแบบดังนี้

1. Centralize หรือ ระบบกลาง เพราะเราต้องการสร้างมาตรฐานในการทำงานและ มั่นใจอย่างแท้จริงว่าเอกสารมีความปลอดภัยสูง อีกทั้งผู้ใช้งานก็ สามารถนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างสะดวก

 

2. ระบบจัดเก็บเอกสารแบบ Computerize ที่ออกแบบให้จัดเป็นหมวดหมู่ แยกประเภท รวมทั้งจัดลำดับความสำคัญของเอกสาร ที่สำคัญคือต้องสืบค้นง่าย

 

3. ระบบการควบคุมเอกสารตัวจริงผ่านระบบการเบิก ยืม คืน ซึ่งองค์ ประกอบ 3 ส่วนนี้ถือเป็นหัวใจของการบริหารงานด้านเอกสารของ เอสซีจี เคมิคอลส์

คุณสุจารี กล่าวเสริม

 

เลือกที่ประสบการณ์-ความพร้อม

เมื่อเอสซีจี เคมิคอลส์ มีแผนในการพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสาร ดังที่กล่าวมาแล้ว จากนั้นก็เข้าสู่กระบวนการคัดเลือกบริษัทผู้วางระบบ ซึ่งได้ให้เข้ามานำเสนอ 3 ราย ด้วยโจทย์เดียวกัน และสรุปเลือก Optimus Soft ในที่สุด

 

คุณสุจารี กล่าวถึงเหตุผลที่เลือก Optimus Soft ว่ามี 3 ประการ คือ ประการแรก

 

ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญ” ซึ่ง Optimus Soft ผ่านการอิมพลีเมนต์ระบบจัดเก็บเอกสารให้กับลูกค้ามาแล้ว หลายราย โดยเฉพาะลูกค้าในกลุ่มธนาคารซึ่งมีเอกสารจำนวนมาก มีความซับซ้อน และระบบเอกสารบางส่วนมีลักษณะคล้ายคลึงกับ เอสซีจี เคมิคอลส์ นอกจากนี้ Optimus Soft ยังมีความเชี่ยวชาญ ในการวางระบบการจัดเก็บเอกสารด้วยประการที่สอง

 

ความเชื่อมั่นในทีมงาน” Optimus Soft เป็นบริษัทที่ดำเนินธุรกิจผู้ให้บริการครบวงจร มีความมั่นคง มีบริการหลังการขายระยะยาว อีกทั้งยังมีการให้บริการที่น่าพอใจด้วยข้อมูลการให้บริการแก่บริษัทในเครือ โดยมีทีมที่เอาใจใส่ ดูแล พร้อมให้ความช่วยเหลืออย่างเต็มที่ ประการที่สาม

 

โซลูชัน ” ระบบที่เสนอเป็นโซลูชันการจัดเก็บ เอกสารครบวงจร ใช้งานได้ง่าย และตรงกับความต้องการของ เอสซีจี เคมิคอลส์

 

ปรับให้เหมาะสนองรับโจทย์

จากความหลากหลายของประเภทเอกสารตามภารกิจงานของ เอสซีจี เคมิคอลส์ นั้น โปรแกรมสำเร็จรูปมิอาจตอบโจทย์ความต้องการทั้งหมดได้ จึงต้องมีการปรับแก้เพื่อให้ใช้งานได้ตามความต้องการมากที่สุด

 

ซึ่งปัญหาดังกล่าวได้รับการแก้ไขจากทีมของผู้วางระบบเป็นอย่างดี พยายามหาวิธีในการปรับปรุงให้สอดรับกับงานมากที่สุด พร้อมทั้งเสนอแนะแนวทางในการจัดเก็บเอกสารเพื่อให้เกิดความคุ้มค่าสูงสุด

 

โดยการอิมพลีเมนต์ ITEM Solution ของเอสซีจี เคมิคอลส์ ใช้ระยะเวลาราว 3 เดือนนับตั้งแต่รับโจทย์ซึ่งจัดว่ารวดเร็วมากเมื่อเทียบกับปริมาณงานเอกสารและความต้องการที่หลากหลาย

 

เราและทีมผู้วางระบบทุ่มเททำงานนี้กันอย่างจริงจัง จนงานสำเร็จออกมาอย่างรวดเร็ว และได้โซลูชันการจัดเก็บเอกสารที่ค่อนข้าง สมบูรณ์แบบตามที่เราวางแผนไว้

 

คุณสุจารี กล่าว พร้อมเสริมว่า

 

ที่ผ่านมาเรามีความพึงพอใจในวิธีการแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่พบ ซึ่งทางโปรแกรมเมอร์ได้ช่วยแก้ไขปรับปรุงให้ระบบตอบโจทย์การใช้งานมากขึ้น และเมื่อมีปัญหา ทาง Optimus Soft ได้ส่งทีมงาน เข้ามาช่วยเหลืออย่างเต็มที่ ทำให้สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

 

 

คุณทัชพร วัฒนคุณธรรม Corporate Affairs Officer บริษัท เอสซีจี เคมิคอลส์ จำกัด กล่าวว่า หากมองถึงประโยชน์ของโซลูชันมี สองด้าน ในด้านของผู้ใช้ คือใช้งานได้ง่าย การค้นหาเอกสารทำได้ อย่างรวดเร็วขึ้นกว่าเดิม

 

ส่วนในด้านของผู้ให้บริการเอกสารหรือแอดมิน มีประโยชน์มากในด้านการบริหารจัดการเอกสาร ง่ายต่อการควบคุมเอกสาร มีการบันทึกผู้ยืม มีการบันทึกเวลาในการคืน สามารถติดตามเอกสารได้ ลดการสูญหาย และในอนาคตหากต้องเปลี่ยนผู้ดูแลเอกสารก็ไม่ต้องกังวลเรื่องการสูญหาย

 

ยกระดับระบบงานเอกสาร เอสซีจี เคมิคอลส์ มีเอกสารสำคัญที่ไม่สามารถประเมินมูลค่าได้ ซึ่งมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ หากเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่งสูญหาย อาจเกิดผลกระทบที่คาดการณ์ไม่ได้ โดยเอกสารสำคัญเหล่านี้จำเป็นจะต้องเก็บไว้ให้ปลอดภัย พร้อมที่จะเรียกใช้งานได้ทันทีและควรมีระบบแจ้งเตือนการหมดอายุ

 

รวมไปถึงระบบกำหนดบุคคลที่สามารถเข้าถึงเอกสารซึ่งวันนี้เอสซีจี เคมิคอลส์ มีระบบการจัดเก็บเอกสารที่มีฟังก์ชันทุกความสามารถที่กล่าวมาอย่างครบครัน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และการบริหารจัดการเอกสารได้อย่างไร้กังวล

Top