พลิกโฉมบริการงานทะเบียน ม.เกษตรศาสตร์ ด้วย One Stop Student Services (OSS)

พลิกโฉมบริการงานทะเบียน ม.เกษตรศาสตร์ ด้วย One Stop Student Services (OSS)

“อาคารระพีสาคริก” ที่ทำการแห่งใหม่ของสำนักทะเบียนและ ประมวลผล ได้มีการนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญใน ประวัติศาสตร์การให้บริการนิสิตของมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

ทั้งยังเป็นการวางรากฐานงานทะเบียนประวัตินิสิต ซึ่งเปรียบเสมือน หัวใจสำคัญของงานในมหาวิทยาลัยที่สามารถนำไปเป็นจุดเริ่มต้น ของการพัฒนาในส่วนต่างๆ ของมหาวิทยาลัยต่อไป โครงการพัฒนาระบบบริการนิสิตแบบเบ็ดเสร็จ หรือ One Stop Student Services (OSS) เป็นการเปลี่ยนภาพลักษณ์และยกระดับ งานบริการนิสิตให้กับสำนักทะเบียนและประมวลผล โดยสามารถให้ บริการด้านงานทะเบียนนิสิตได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

OSS ประสานประโยชน์ 3 ด้าน นิสิต-บุคลากร-การบริหารงาน นายสหัส ภัทรฐิตินันท์ ผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ กล่าวว่า สำนักทะเบียนและประมวลผล ต้องการปรับปรุงงานการให้บริการนิสิตให้เป็นระบบเดียวกันทั้งหมด เพื่ออำนวยความสะดวกให้แก่นิสิต ด้วยความรวดเร็ว ถูกต้อง สามารถ ติดตามการดำเนินงานได้ และก่อให้เกิดประโยชน์แก่นิสิต นอกจากนี้ยังให้เกิดประโยชน์กับงานด้านบุคลากรและด้านการ บริหารงาน โดยด้านบุคลากร OSS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ของบุคลากร สามารถตรวจสอบปัญหาต่างๆ ของเอกสารได้ทุกขั้นตอน รวมถึงติดตามขั้นตอนต่างๆ ของเอกสารได้ (Flow) เพื่อให้ทราบว่า อยู่ในขั้นตอนใด และสามารถคาดการณ์เวลาดำเนินการแล้วเสร็จได้

ประโยชน์ด้านการบริหารงาน คือสามารถวัดผลการปฏิบัติงานของ บุคลากรรายบุคคล ติดตามการทำงาน ไม่เกิดปัญหางานตกค้าง สูญหาย ทำให้บุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้ง่ายขึ้น “ยิ่งกว่านั้นในการบริหารงาน เรามีการสรุปยอดเงินที่รับเข้ามาจาก การให้บริการนิสิตได้ในแต่ละวันทันทีเมื่อหมดเวลาทำการ และระบบ สามารถรายงานข้อมูลด้านการเงินได้ภายในวันเดียวกัน” ผู้อำนวย การสำนักทะเบียนและประมวลผล กล่าว โดยสรุป OSS ทำให้เกิดประโยชน์กับงานใน 3 ด้าน คือ ด้านนิสิต ด้านบุคลากร และด้านการบริหารงาน รวมถึงการเป็นจุดเริ่มต้นของ การพัฒนาเพื่อใช้ในหน่วยงานอื่นๆ ด้วย

จุดประกายฝัน “สารสนเทศทังระบบ” ในมหาวิทยาลัย

นอกจากระบบทะเบียนประวัตินิสิตที่สำนักทะเบียนและประมวลผล ได้รับประโยชน์แล้ว ท่านผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล ยังมองไปไกลกว่านั้น เพราะจุดนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการวางรากฐาน การพัฒนาระบบงานในภาพรวมของมหาวิทยาลัย เมื่อมี “ข้อมูล” (Data) ของนิสิตซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของทุกระบบแล้ว ต่อไปจะทำให้ เกิดการนำไปใช้ต่อยอดได้ไม่ยาก ซึ่งสำนักทะเบียนและประมวลผล เห็นว่าสามารถนำไปสู่แผนแม่บทสารสนเทศของมหาวิทยาลัย เกษตรศาสตร์ต่อไป

“เราได้ข้อคิดจากการประชุมวางแผนแม่บทสารสนเทศของมหาวิทยาลัย มาเป็นตัวตั้งต้นโครงการ OSS และประจวบเหมาะกับการย้าย สถานที่ทำงาน มาเป็นอาคารระพีสาคริก ทำให้สำนักทะเบียนและ ประมวลผลต้องการปรับปรุงการให้บริการกับนิสิตในรูปแบบบูรณาการ โดยเน้นการบริการจุดเดียวแบบเบ็ดเสร็จ” ผู้อำนวยการสำนักทะเบียน และประมวลผล กล่าว

ผู้ช่วยศาตราจารย์ ดร.จเร เลิศสุดวิชัย รองผู้อำนวยการสำนักทะเบียน และประมวลผล มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ กล่าวเสริมว่า ช่วงระยะ เวลา 1 ปีที่ผ่านมา เราใช้ OSS พิสูจน์ให้เห็นความสำเร็จตามโจทย์ที่ ตั้งไว้ กระทั่งหน่วยงานอื่นๆ สนใจที่จะนำไปใช้ เช่น กองกิจการนิสิต รวมทั้งฝ่ายทะเบียนของวิทยาเขตอีกหลายแห่งขอเข้าร่วมใช้งานด้วย

หากกล่าวถึงบรรยากาศที่เปลี่ยนไปซึ่งเห็นได้ชัดคือ ระบบคิว ปัจจุบัน มีลักษณะคล้ายกับธนาคาร พลิกโฉมจากบรรยากาศเดิมๆ ที่นิสิตต้อง นั่งรอเรียกชื่อท่ามกลางคนจำนวนมาก ในภาวะอากาศที่ร้อนอบอ้าว โดยไม่รู้เลยว่า เมื่อไรจะถึงคิวตน อีกทั้งมีการแซงคิว และนี่เป็น ตัวอย่างที่เห็นบรรยากาศของการเปลี่ยนแปลงอย่างชัดเจน

อีกตัวอย่างหนึ่ง การทำบัตรนิสิต ลดเวลาลงมาก จากที่ต้องยื่นคำร้อง แล้วรออีกหลายวันกว่าจะกลับมารับบัตร เหลือระยะเวลาการทำบัตร เพียงไม่กี่นาทีเท่านั้น

“OSS พลิกโฉมงานบริการนิสิตได้อย่างที่เราตั้งใจ แต่ยังมีบางส่วน ติดขัด ยังไม่สามารถทำให้บริการจบได้อย่างรวดเร็ว เช่น การขอ ทรานสคริปต์ เนื่องจากจะต้องมีการตรวจสอบเนื้อหาวิชาให้ตรงกับ หลักสูตร เพื่อความถูกต้อง และยังต้องมีการลงลายมือชื่อเพื่อรับรอง แต่เราก็ยังพยายามที่จะพัฒนาให้ทำได้เร็วขึ้น” ผศ.ดร.จเร กล่าวพร้อมกับ ย้ำว่า ทั้งนี้ทั้งนั้น เรายังเรียกใช้ข้อมูลจากระบบเดิมที่ดูแลโดยสำนัก บริการคอมพิวเตอร์ ซึ่งเราได้พัฒนาระบบ OSS เข้าไปเชื่อมต่อ

ความท้าทายมาพร้อมตัวเลือก สิ่งที่ยากที่สุดคือความท้าทาย ที่ ผศ.ดร.จเร ในฐานะผู้รับมอบหมาย จากผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล ให้ดำเนินการ “เรื่องบุคลากร” คือปัจจัยแรก ถ้าไม่เกิดการยอมรับ ไม่มาจากเป้าหมาย ร่วมกัน แทบจะไม่มีโอกาสประสบความสำเร็จ “เราใช้เวลาคุยและวางแผนงานร่วมกันประมาณ 1 ปี มีทั้งน้ำตา และ เสียงหัวเราะ ซึ่งวันนี้กลายเป็นความภาคภูมิใจของทีม ทุกคนในทีม ร่วมบ่มเพาะโครงการ OSS มาจากแนวคิดเดียวกันที่พร้อมจะเปลี่ยน รูปแบบการทำงาน” ผศ.ดร.จเร กล่าว

หลังจากทีมพร้อม เป้าหมายพร้อม ออกไปศึกษาดูงานเกี่ยวกับ ระบบของมหาวิทยาลัยหลายแห่ง และแล้วก็มาถึงจุดที่จะต้องเลือก ผศ.ดร.จเร กล่าวว่า มีเพียงสองทางเลือกเท่านั้น ทางแรกคือ ใช้ ซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ทางที่สองคือ ใช้ Customized Software ด้วยการ ว่าจ้างบริษัทผู้วางระบบมาทำการพัฒนา แต่ด้วยรูปแบบในการทำงาน ที่ต้องการ ไม่มีความสอดคล้องกับซอฟต์แวร์ส�ำเร็จรูปกว่า 50% ซึ่งจะ ต้องมีการ Customize ฟังก์ชั่นต่างๆ เพิ่มขึ้น เราจึงตัดสินใจเลือก Customized Software เพราะเป็นทางเลือกที่เหมาะสมและตอบโจทย์ กับความต้องการและระบบของมหาวิทยาลัยมากกว่า จากนั้นสำนัก ทะเบียนและประมวลผล ได้สรรหา และเปรียบเทียบบริษัทผู้พัฒนา ซึ่งในที่สุดเลือก Optimus Soft ในเครือ G-ABLE

“บริการ” ข้อได้เปรียบสู่การตัดสินใจเลือก Optimus Soft ตัวอย่างความสำเร็จของ G-ABLE และ Optimus Soft ที่พัฒนาระบบ ให้กับมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต เป็นเพียงส่วนหนึ่งแต่ไม่ใช่ทั้งหมด เหตุผลหลักคือ “บริการ” ผู้อำนวยการสำนักทะเบียนและประมวลผล กล่าวว่า บริการเป็นเรื่องที่สำคัญมาก Optimus Soft ได้เปรียบเรื่อง การซัพพอร์ตด้านเทคนิคที่ช่วยเราปรับระบบให้ได้ตามที่ต้องการ ขณะที่ ผศ.ดร.จเร เสริมความประทับใจ และกล่าวถึงจุดแข็งว่า ตอน ที่ Optimus Soft เข้ามาเก็บ Requirement ก่อนพัฒนาระบบ มี ผู้เชี่ยวชาญด้าน Business Analytics ที่เข้าใจ Process ของงาน ทั้งหมด มีการแนะนำให้คำปรึกษากา ออกแบบระบบ ทำให้การพัฒนา ระบบเป็นไปอย่างถูกต้อง ตรงกับโจทย์ที่ต้องการ ซึ่งต้องยอมรับว่า ทีมเทคนิคของ Optimus Soft มีประสบการณ์ และพร้อมที่จะซัพพอร์ต ทุกด้าน “อีกประการหนึ่งของความได้เปรียบคือ การใช้ SOA หรือ Service Bus ที่รองรับการทำงานในระบบใหญ่ได้ เนื่องจากมหาวิทยาลัยฯ มีนิสิตจำนวนมาก” ผศ.ดร.จเร กล่าว 1 ปีที่ใช้ระบบ OSS พบว่า พลิกโฉมบริการงานทะเบียนและประมวลผล จากการพัฒนาระบบงานไปแล้ว 34 คำร้อง เช่น ลงทะเบียนเรียน, ขอทำบัตรนิสิต, ขอทรานสคริปต์ ฯลฯ และจะทำการพัฒนาเพิ่มอีก 5 คำร้องให้สมบูรณ์ภายในปี 2560 โดยเป้าหมายใหญ่ของ สำนักทะเบียนและประมวลผล ต่อการ พัฒนาระบบ OSS คิดจากจุดเริ่มต้นที่ต้องการให้เกิดการพัฒนา ระบบสารสนเทศในภาพใหญ่ของมหาวิทยาลัยฯ ต่อไป



Top