4 เทคนิคการจัดการอีเมลให้ครบ อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

4 เทคนิคการจัดการอีเมลให้ครบ อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

สำหรับคนวัยทำงานที่ต้องติดต่อสื่อสารผ่านอีเมลเป็นประจำทุกวัน มักมีช่วงเวลาที่มีอีเมลเข้ามามากมาย จนแทบจะเปิดอ่านและตอบกลับไม่ทันเลย ไม่ว่าจะเป็นอีเมลงานด่วนและงานประจำทั่วไปจากลูกค้า อีเมลงานจากเพื่อนร่วมงาน หรือแม้กระทั่ง ประกาศต่างๆ จากทีมและภายในบริษัท ทำให้ต้องใช้เวลางานหลายชั่วโมงกับการสนทนาทางอีเมล ซึ่งบางครั้งส่งผลกระทบต่อเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานอย่างอื่นอีก

วันนี้เราจะมานำเสนอ 4 เทคนิคการจัดประเภทอีเมลในแต่ละวันอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และการจัดลำดับความสำคัญในตอบกลับอีเมลใน 4 ประเภทนี้ รวมทั้งวิธีตั้งค่าอีเมลใน Outlook และ Gmail ให้ใช้งานตามเทคนิคนี้ได้ง่ายขึ้น

Categorize – เริ่มจากการจัดหมวดหมู่อีเมลเป็น 4 ประเภท เรียงจากความสำคัญมากที่สุดถึงน้อยที่สุด

  1. “Action Required” – อีเมลที่ต้องกลับมาประสานงานต่อ และ/หรือ ทำงานส่ง
  2. “Awaiting Response” – อีเมลที่กำลังรอคำตอบจากเรา และ/หรือ จากฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง
  3. “Delegated” – อีเมลที่เราได้หมอบหมายให้ผู้อื่นทำงานต่อ
  4. “Archived” – อีเมลที่อยากเก็บไว้เผื่อกลับมาอ่านซ้ำโดยแยกจาก Inbox

 

Prioritize – จัดลำดับความสำคัญในตอบกลับอีเมลใน 4 ประเภทนี้

โดยเริ่มจากการตอบอีเมลประเภท “Awaiting Response” ที่เรามีข้อมูลพร้อมและสามารถตัดสินใจตอบกลับภายใน 2 นาที เพราะเป็นงานที่สามารถทำเสร็จได้ในเวลารวดเร็ว

และประสานงานกับผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่ออัปเดต เกี่ยวกับงาน ในอีเมลอื่นๆ ที่ต้องทำงานร่วมกันเป็นทีม (ซึ่งอาจประกอบด้วยทั้ง “Delegated,” “Awaiting Response,” และ “Action Required”)

ต่อมาคือการแบ่งเวลาในการทำงาน สำหรับอีเมล “Action Required” ที่ต้องใช้เวลามากกว่า 2 นาทีในการตอบกลับ โดยพิจารณาจาก ความเร่งด่วนของงาน ความละเอียดของงาน ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานแต่ละอย่าง และกำหนดส่งงาน

เมื่อได้ลองวางแผนการจัดความสำคัญและแบ่งเวลาในการตอบอีเมล โดยการประยุกต์ใช้เคล็ดลับดังกล่าวแล้ว เราก็มีวิธีตั้งค่าอีเมลใน Outlook และ Gmail มาแชร์เพื่อให้คุณสามารถแบ่งประเภทอีเมลได้ง่ายขึ้น

สำหรับ Gmail

  1. คลิกที่ “Settings” และเข้าไปในแถบ “Inbox”
  2. เปลี่ยน “Inbox Type” เป็น “Default”
  3. สำหรับ “Categories” เลือกแค่ “Primary” อย่างเดียว
  4. สำหรับ “Importance Markings” เลือก “No Markers”
  5. คลิกที่ “Save Changes”

  6. คลิกที่ “Settings” อีกครั้ง และเข้าไปในแถบ “Labs”
  7. ไปที่ “Multiple Inboxes” และคลิก “Enable”
  8. ไปที่ “Compose” และคลิก “Create New Label”
  9. สร้าง “Labels” ต่างๆ ที่คุณต้องการ เพื่อจัดหมวดหมู่ของประเภทอีเมลต่างๆ ได้เลย

 

สำหรับ Outlook

  1. ไปที่แถบ “Home” บน Navigation Bar ด้านบน และคลิก “Categorize”

  2. คลิกที่ “Edit Categories” เพื่อแก้ไข Default Categories ที่ในระบบกำหนดมาให้ และเพิ่ม “Categories” ที่คุณต้องการ เพื่อจัดหมวดหมู่ของประเภทอีเมลต่างๆ

  3. ไปที่แถบ “Organize” บน Navigation Bar ด้านบน คลิก “Arrange By” และคลิก “Categories”
  4. กลับไปที่แถบ “Home” บน Navigation Bar ด้านบน และตอนนี้คุณจะเห็นและสามารถ “Categories” ที่คุณสร้างไว้ เพื่อจัดหมวดหมู่ของประเภทอีเมลต่างๆ ได้เลย

 

อ้างอิงข้อมูลจาก: “4 Unique Strategies for Reaching Inbox Zero” https://blog.hubspot.com/service/inbox-zero

 

ทั้งนี้ หากคุณสนใจเพื่มเติมเกี่ยวกับ Digital Marketing

G-ABLE พร้อมให้บริการและคำปรึกษาให้ทุกธุรกิจ เพื่อเตรียมความพร้อมขับเคลื่อนองค์กรสู่ยุคดิจิทัล

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่

Contact G-Able

02-781-9333 หรือ

inquiry@g-able.com



Top